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Was zeichnet ein Projekt aus und was muss eine gute Projektmanagement-Software leisten?

am 28. September 2010

Es erstaunt mich immer wieder, was einem alles als Projektmanagement-Software angedient wird. Manchmal habe ich den Eindruck, dass sobald ein Programm (oder ein Online-Dienst) Aufgaben verwalten kann, es gleich als PM-Lösung verkauft wird. Diese Verwirrung – oder manchmal auch irreführende Anpreisung – kann nur daher rühren, dass so mancher einfach nicht weiß, was Projektmanagement beziehungsweise ein Projekt ist.

Ich habe hier auf dem Blog schon einmal darauf hingewiesen, wiederhole es aber gerne noch einmal: Ein Projekt ist immer eine Ausnahme von der alltäglichen Arbeitsroutine. Ein Projekt hat ausserdem einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Das, was sowieso ihr immer wiederkehrender Job ist, also etwa die Buchhaltung, die laufende Produktion in einem herstellenden Betrieb oder die Kundenbetreuung ist kein Projekt.

Das Entwerfen und Bauen eines Hauses durch einen Architekten und ein Bauunternehmen ist hingegen sehr wohl ein Projekt, genauso wie die Entwicklung einer neuen Software oder die Planung der betrieblichen Weihnachtsfeier. Ein Projekt hat also nicht nur einen Anfang und ein Ende, sondern ist auch noch einmalig (zumindest in den Rahmenbedingungen) und keine wiederkehrende Aufgabe.

Und was unterscheidet dann ein echtes Projektmanagement-Programm von einer noch so ausgeklügelten Aufgabenverwaltung? Ganz einfach: PM-Software unterstützt den Projektmananager nicht nur bei der Planung und Fortschrittskontrolle eines Projektes, sondern hilft ihm die Parameter Zeit, Ressourcen und Geld in Balance zu halten (vergl. auch das magische Dreieck des Projektmanagements: Zeit, Geld, Qualität).

Das heißt, man kann nicht nur zeitliche Abläufe planen und kontrollieren, sondern auch die einzusetzenden Ressourcen berücksichtigen. Ob aber auch die Kostenplanung und Kalkulation ebenfalls zum Leistungsumfang gehören muss, sei dahin gestellt, gute Lösungen wie etwa Merlin decken jedenfalls auch diesen Bereich ab.

Hinzu kommt die Verknüpfung von Abhängigkeiten nach dem Motto: Die Elektriker können die Leitungen erst dann verlegen, wenn die Wände aufgebaut sind. Will heißen: Die Software warnt, bzw. verschiebt automatisch abhängig nachfolgende Aufgaben wenn die vorangegangenen nicht rechtzeitig abgeschlossen werden können.

Das alles bedeutet freilich nicht, das Software- und Online-Lösungen, die unter dem Label Projektmanagement laufen ohne die oben genannten Anforderungen zu erfüllen per se schlecht sind. Im Gegenteil. Viele davon sind sogar sehr gut und nützlich. Nur handelt es sich eben nicht um Projektmanagement-Software im eigentlichen Sinne.

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Von Richard Joerges
Blogger, Sozial-Media-Berater, Autor und Mac-Spezialist.

3 Kommentare »

  1. Comment by Christopher (28. September 2010 @ 16:34

    Sehr schöne Zusammenfassung! Ich bin selbst immer wieder erstaunt, dass viele gestandene Projektmanager nicht einmal wissen, wie man ein “Projekt” definiert.

  2. Comment by Sebastian (9. Juni 2011 @ 18:53

    Ich glaube daneben gibt es aber auch Projekte (oder wie darf ich es nennen?) die weder ein und dieselbe Routine darstellen, aber auch nicht ganz in das oben beschriebene Schema passen.

    Beispiel. Ein Online-Portal. Das bedarf ebenfalls einer Kontrolle, einer Roussourcenplanung und anderen Einzelheiten die ich oben lesen kann. Aber der obigen Beschreibung nach, dürfte ich es nicht als Projekt bezeichnen :-)

  3. Comment by Richard Joerges (10. Juni 2011 @ 7:41

    Sebastian, ich fürchte auch du bist ein Opfer der Begriffsverwirrung rund um das Projektmanagement… ;-)

    Streng genommen und DIN-Norm 69901 sowie nach PMI, IPMA und GDM ist ein Projekt grundsätzlich einmalig und hat einen Start- und einen Endtermin. Ja, ich weiß, das klingt (und ist auch) sehr akademisch.

    Nichts desto trotz: Mit professioneller PM-Software kann man natürlich auch solche “Projekte” wie ein Online-Portal steuern. :-)

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