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Das leidige Thema Projekt-Timeline

am 16. Mai 2011

Ich weiß ja nicht, wie es bei Ihnen ist, aber ich gehöre zu den Leuten, die nie genug Zeit für ein Projekt haben. Nicht in der praktischen Umsetzung, sondern in der Planung. Egal wie ich es drehe und wende, zum Ende hin läuft mir die Zeit weg. Fange ich ausgehend vom Enddatum an, habe ich immer das Gefühl zu wenig Zeit für die einzelnen Schritte zu haben. Gehe ich hingegen von Aufgabe zu Aufgabe voran, landet das Enddatum viel zu weit in der Zukunft.

Der Grund dafür ist, dass ich mir immer viel zu viele Gedanken darüber mache, wie bzw. wann die Team-Mitglieder die gestellten Aufgaben bewerkstelligen können. Ich weiß ja, dass sie auch ohne das Projekt viel zu tun haben. Ja, ich weiß, dass das der falsche Ansatz ist. Schließlich wissen wir spätestens seit Hornbach, dass das Projekt das Ziel ist!

Trotzdem schadet es meiner Meinung nach nicht, die Arbeitsbelastung der Team-Mitglieder bei der Planung stärker zu berücksichtigen als es gemeinhin üblich ist. Alles andere führt nur zu Problemen. Entweder kommt es nämlich doch zu Verzögerungen oder man muss “den harten Hund” geben und vermiest sich dauerhaft die Arbeitsatmosphäre.

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Von Richard Joerges
Blogger, Sozial-Media-Berater, Autor und Mac-Spezialist.

Über Erfahrung und Routine

am 8. Oktober 2010

Kürzlich habe ich das Management-Team eines kleinen, aber feinen Start-Ups kennen gelernt. Die Firma steht kurz vor dem Produkt-Launch. Dem entsprechend geht es drunter und drüber. Die Manager sind auf ihrem jeweiligen Gebiet alte Hasen. Sie haben in den letzten Jahren führende Aufgaben in zig Unternehmen inne gehabt, haben Marken aufgebaut und Märkte erobert. Man merkt, dass das Team weiß, was es tut.

Das Projekt, an dem sie mit Hochdruck arbeiten, heißt Produkt- und Marken-Launch. Deadline ist der Beginn des Weihnachtsgeschäfts. Es ist das reinste Chaos. Und trotzdem verläuft mehr oder weniger alles nach Plan. Trotz Pannen in der Entwicklung, Verzögerungen in der Produktion und Logistik-Problemen sind alle Beteiligten Guter Dinge, dass letztendlich alles klappt. Interessanterweise auch ich.

Woran das liegt? Das habe ich mich auch gefragt. Es scheint die Fähigkeit der agierenden Personen zu sein, sich auf das Wesentliche fokussieren zu können. Auf einen Blick entscheiden zu können, was gerade wichtig ist und das Projekt voranbringt und was liegen bleiben kann. Klar, der Projektplan ist in dieser letzten Phase Makulatur. Alles läuft in einer Art Trance ab, gelernte Automatismen haben die Herrschaft übernommen. Dinge gehen schief und Termine werden nicht eingehalten aber es geht halt auch nicht anders, es gibt keine Alternative. Der Punkt ist, dass die wirklich wichtigen Aspekte trotzdem die ihnen gebührende Beachtung bekommen. Die unwichtigen hingegen werden ignoriert. Für manchen beteiligten Dienstleister, in diesem Fall auch mich, kann das ärgerlich sein, weil man selbst in die Bredouille gerät. Das muss man ab haben.

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Von Richard Joerges
Blogger, Sozial-Media-Berater, Autor und Mac-Spezialist.

iPhone-App für Pomodoro-Fans

am 4. August 2010

Mechanical Pomodoro (Foto: Apple iTunes-Store)Vor geraumer Zeit schon habe ich die Pomodoro-Methode für das persönliche Zeitmanagement vorgestellt. Bekanntlich bin ich ja kein großer Fan der diversen Zeitmanagement- und Selbstorganisations-Verfahren. Aber wenn es denn sein muss, dann empfehle ich die äusserst simple “Tomaten-Technik”. In meinen Augen kann so etwas unorganisierten Menschen mehr helfen, als beispielsweise GTD.

Zentrales Arbeitsmittel bei der Pomodore-Methode ist ein Timer, mit dessen Hilfe der Tag in kurze Arbeits- und Zeiteinheiten unterteilt wird. Und was wäre besser, als das iPhone für diese Aufgabe geeignet? Genau, eine Pomodoro-App im Steampunk-Outfit. Das kleine, aber nützliche Programm kann alles, was der Pomodoro-Anwender braucht. Eine kurze, sehr schön gemachte Einführung in die Technik, einen Timer und eine Aufgabenliste. Was will man mehr…

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Von Richard Joerges
Blogger, Sozial-Media-Berater, Autor und Mac-Spezialist.

Meetings sind Zeit- und Geldverschwendung. Es sei denn…

am 20. Mai 2010

Als selbständiger Berater staune ich nicht selten über die Meeting-Wut in deutschen Unternehmen. Gefühlt wird da wegen jeder Nichtigkeit ein Meeting einberufen. Die Ergebnisse sind meist mager und jeder scheint froh zu sein, wenn das Meeting endlich zu Ende ist und man wieder an die “richtige” Arbeit gehen kann. Keine Frage: Meetings sind ein Zeitkiller, häufig unnötig und damit reine Geldverschwendung.

Wenn ich in einem Meeting sitze, bei dem es nicht so recht voran zu gehen scheint, mache ich mir den Spaß auszurechnen, wie viel Geld die Firma gerade zum Fenster hinausschmeißt. Nach dem Motto, geschätztes Gehalt der  Teilnehmer mal verstrichene Zeit ist gleich Meeting-Kosten. Zugegeben, eine stark vereinfachte Rechnung. Aber wenn die Firma statt dieses Meeting abzuhalten gleich das Geld auf mein Konto überwiesen hätte… Nun ja, ich hätte schon längst ausgesorgt. :-)

Spaß bei Seite! Meetings müssen manchmal sein. Aber dann sollten sie auch effektiv geführt werden.

Dazu braucht man lediglich:

  1. Eine klare Zieldefinition: Was soll in dem Meeting erreicht werden?
  2. Ein klare Agenda und eine saubere Protokollführung, damit die Ergebnisse des Meetings a) sichtbar werden und b) nachvollziehbar sind.
  3. Eine Zeitvorgabe, die auch eingehalten wird. Und immer dran denken: In der Kürze liegt die Würze!
  4. Eine Teilnehmerliste die möglichst knapp gehalten ist. (Muss dieser oder jener Mitarbeiter wirklich dabei sein, oder reicht es, wenn man ihm bzw. ihr das Meeting-Protokoll weiterleitet?

Ergänzend dazu:

  • Sorgen sie für einen gut durchlüfteten Meetingraum. Spätestens nach einer Dreiviertelstunde ist in vielen Konferenzräumen die Luft so dick, dass kaum noch jemand zu einem zielführenden Gedanken fähig ist. Das Meeting zieht sich dann unnötig in die Länge und die Produktivität tendiert gegen Null.
  • Am effektivsten sind Meetings dann, wenn sie im Stehen abgehalten werden. Das funktioniert natürlich nur in gewissen Grenzen, was die Zahl der Agendapunkte (Meetinglänge) und Teilnehmer betrifft. Aber dann ist der Sinn des Meetings generell zu hinterfragen.

TIM, Time is Money Meetingkostenuhr (Bild: http://www.bringtim.com/)Wenn Sie allerdings zu den leidtragenden Mitarbeitern gehören, die keine Macht haben die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen zu ändern, dann stellen Sie doch einfach mal TIM, die Meetingkosten-Uhr auf den Konferenztisch. Sie ersparen sich dann das Ausrechenen der Meetingkosten im Kopf, so wie ich es mache. Ausserdem sieht dann jeder Teilnehmer inklusive des Chefs, was die Kostenuhr geschlagen hat. (Auch wenn TIM leider offenbar nur in der Lage ist, Dollarbeträge anzuzeigen…)

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Von Richard Joerges
Blogger, Sozial-Media-Berater, Autor und Mac-Spezialist.